Mandi il PDF, il cliente dovrebbe stamparlo, firmarlo, scansionarlo o fotografarlo, e rimandartelo. Nella pratica torna in ritardo, storto, o non torna. E se non ricevi in studio ma a distanza, la stampante non ce l'ha nessuno dei due.
La buona parte è che quel giro non serve. Un documento si può far firmare dal telefono, in due minuti, senza carta. Ma "senza carta" non vuol dire "in un modo qualsiasi": alcuni metodi che sembrano comodi ti lasciano scoperta. Vediamo prima cosa dice la legge, poi quali strade evitare, poi come si fa bene.
Non ti serve la carta
Per la maggior parte dei documenti che fai firmare a un cliente, incarichi, liberatorie, consensi al trattamento dei dati, la legge non impone una forma particolare. Quindi la penna sul foglio non è obbligatoria.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale, all'articolo 20, lo mette nero su bianco: quando un documento informatico è formato con una firma elettronica semplice, "l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità".
Vale anche a livello europeo. Il regolamento eIDAS (Reg. UE 910/2014), all'articolo 25, dice che "a una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l'ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica". Cioè: nessun giudice può scartare la tua firma solo perché è digitale.
Lo stesso articolo 25 aggiunge che solo la firma elettronica qualificata ha effetti equiparati a quelli della firma a mano. Quella è uno strumento diverso e più pesante, con un certificatore accreditato e la verifica dell'identità. La firma semplice, quella che usi dal telefono, non arriva lì: il suo peso lo valuta il giudice caso per caso. Chi ti promette che una firma dal telefono "vale come quella a penna" ti sta vendendo una cosa che non esiste a quel livello. Qui c'è la spiegazione completa.
I tre modi che sembrano comodi e non reggono
La firma disegnata col dito, incollata sul PDF. Un'app qualsiasi che ti fa scarabocchiare sopra il documento produce un'immagine. Senza data certa e senza l'impronta del file, quell'immagine è facile da contestare: non prova quando è stata apposta né su quale versione del documento.
Il "rispondi OK a questa mail". È meglio di niente come traccia, ma è debole: non lega la risposta a un documento preciso, e se nel testo o negli allegati viaggiano dati personali in chiaro apri un problema di protezione dei dati che non c'entra con la firma.
Il modulo gratuito che raccoglie tutto sui suoi server. Molti form online gratuiti fanno transitare i dati sui server del fornitore, spesso fuori dall'Unione europea. Se lì dentro ci passano dati di un cliente, li stai comunicando a un soggetto che non hai nominato responsabile del trattamento. Nel dubbio, si scelgono infrastrutture europee e si tiene il flusso sotto controllo.
Come si fa bene, in quattro passaggi
Il flusso corretto è banale, ed è sempre lo stesso:
Mandi un link, via WhatsApp, email, o un QR se il cliente è davanti a te. Lui apre una pagina, meglio se del tuo sito e con il tuo nome, così sa che è roba tua. Compila i suoi dati e firma dal telefono, senza scaricare app e senza creare account. Tu ricevi il PDF completo, con la data, l'ora e l'impronta del documento, e la copia arriva anche a lui.
Nessuna stampante, nessuna scansione, nessun foglio che resta appeso a metà.
Cosa rende quella firma solida
Non è la firma in sé, è quello che le sta intorno. Tre cose:
La data e l'ora di quando è stata apposta. L'impronta del documento, cioè un codice calcolato sul file che cambia se anche una virgola viene modificata: serve a dimostrare che il documento firmato è esattamente quello e non è stato ritoccato dopo. E la riconducibilità a chi ha firmato. Sono esattamente gli elementi che l'articolo 20 dice al giudice di guardare: sicurezza, integrità, immodificabilità.
Va detto anche cosa questo livello non fa, per onestà: una firma elettronica semplice non verifica l'identità di chi firma come farebbe una firma qualificata, e non mette una marca temporale certificata. Per i documenti ordinari di uno studio che riceve su appuntamento non serve arrivare a tanto. Se un giorno ti servisse, quello è un altro strumento e si sceglie apposta.
Cosa conservare dopo
Il PDF firmato, con la sua data, tenuto dove arriva solo a te. È la prova che ti difende se un domani qualcuno sostiene di non aver mai firmato, o di aver firmato altro. Un documento senza data, o raccolto su una piattaforma da cui non lo recuperi più, quella prova non te la dà.
In pratica: il prossimo documento non lo stampi. Lo mandi come link, il cliente lo firma dal telefono mentre è ancora al telefono con te, e la copia con data e impronta arriva a tutti e due. Puoi provare il modulo così com'è dalla pagina del modulo gratuito; la versione con il tuo nome, i tuoi documenti e la copia automatica che parte in autonomia costa 297 euro una volta sola, senza canone. Se il documento che ti serve è una liberatoria per foto e video, qui c'è cosa deve contenere e come farla firmare.
Domande dirette
Il prossimo documento, fallo firmare così.
Mandami il modulo che usi oggi — una foto va benissimo. Ti rispondo con come diventerebbe, con la tua grafica.
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