Liberatoria foto e video per personal trainer: cosa ci va e come farla firmare

Filmi il cliente sull'ultima ripetizione, la forma è pulita, la luce è giusta. È il reel perfetto. Lo pubblichi. Oppure metti il prima e dopo di chi in tre mesi ha cambiato fisico, ed è il contenuto che ti porta le richieste nuove.

Il problema non è girare il video. È pubblicarlo. Perché in quel video c'è la faccia di una persona, e quella persona ha dei diritti su come la sua immagine gira online. Un "sì dai, pubblicala" detto in palestra non lascia traccia, e il giorno che quella persona cambia idea sei tu a doverti difendere.

Il "va bene" a voce non ti copre

Quando pubblichi la foto o il video di un cliente riconoscibile, entrano in gioco due piani diversi. Non uno. Devi tenerli presenti tutti e due.

Il diritto sulla propria immagine

L'articolo 96 della legge sul diritto d'autore (legge 633/1941) è netto: "Il ritratto di una persona non può essere esposto, riprodotto o messo in commercio senza il consenso di questa". Il tuo profilo Instagram che promuove il tuo lavoro è esattamente uno di questi casi.

L'articolo 97 elenca le eccezioni in cui il consenso non serve: notorietà, cariche pubbliche, esigenze di giustizia, scopi scientifici o didattici, fatti di interesse pubblico. Il tuo contenuto promozionale non rientra in nessuna. E lo stesso articolo aggiunge un limite che vale sempre: l'immagine non può essere pubblicata quando reca "pregiudizio all'onore, alla reputazione od anche al decoro della persona ritrattata". Un cliente ripreso in un momento poco lusinghiero può contestartelo anche se in teoria aveva detto sì.

La protezione dei dati

C'è poi il GDPR. Il volto di una persona identificabile è un dato personale: il regolamento definisce dato personale "qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile". Pubblicare quella foto è un trattamento, e un trattamento è lecito solo se poggia su una base giuridica. Per un contenuto di marketing la base è il consenso della persona (articolo 6, lettera a).

Una precisazione onesta, perché in giro si legge il contrario: un reel normale non è di per sé un "dato biometrico". Il GDPR lo dice apertamente, il trattamento di fotografie diventa dato biometrico "soltanto quando saranno trattate attraverso un dispositivo tecnico specifico che consente l'identificazione univoca". Il tuo video resta un dato personale ordinario. Serve comunque un consenso valido, ma non sei nel regime più severo.

Cosa deve dire la liberatoria

Il consenso, per valere, deve essere secondo il GDPR "libera, specifica, informata e inequivocabile". Tradotto in pratica, la liberatoria che fai firmare dovrebbe dire, in modo che il cliente lo capisca davvero:

Chi sei tu, cioè chi userà le immagini. Quali contenuti riguarda: le foto e i video ripresi durante gli allenamenti. Dove finiranno: e qui vai preciso, Instagram, TikTok, il tuo sito, le inserzioni a pagamento sono canali diversi e un consenso "per i social" non copre in automatico una campagna sponsorizzata. Per quanto tempo. Se c'è o non c'è un compenso, di solito non c'è, e va scritto. E il diritto di ripensarci, di cui tra poco.

Un consenso spuntato dentro il contratto di allenamento, in mezzo alle altre clausole, è debole. Il GDPR chiede che, quando la richiesta di consenso sta dentro un documento che tratta anche altro, sia "presentata in modo chiaramente distinguibile dalle altre materie". Meglio un documento a parte, o almeno un punto separato con la sua firma.

La cliente può ripensarci: cosa succede

Questo è il punto che quasi nessuno spiega, ed è quello che ti protegge sul serio. Il consenso si può revocare. L'articolo 7 del GDPR è chiaro: "L'interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento", e "il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è accordato".

La stessa norma però aggiunge la cosa che ti tutela: "La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca". Significa che se un cliente ti chiede di togliere quel video, tu lo togli e smetti di usarlo da lì in avanti, ma la pubblicazione fatta finché il consenso era valido resta legittima. Non ti si può contestare a posteriori un uso che al momento era autorizzato.

Perché questo funzioni, però, devi poter dimostrare cosa aveva accettato e quando. Sempre l'articolo 7: il titolare "deve essere in grado di dimostrare che l'interessato ha prestato il proprio consenso". Una liberatoria firmata con data è esattamente questa prova. Un messaggio WhatsApp "ok pubblica" cancellato sei mesi dopo non lo è.

Si può firmare dal telefono?

Sì. Per una liberatoria la legge non impone una forma particolare, quindi non serve la carta né la penna. Una firma elettronica semplice, accompagnata da data e dall'impronta del documento, è in genere più solida del foglio firmato di corsa a fine allenamento e poi perso.

Attenzione a come lo dici a te stesso, però. Il Codice dell'Amministrazione Digitale, all'articolo 20, stabilisce che per un documento firmato così "l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità". Vuol dire che il peso della firma lo decide il giudice guardando com'è stata raccolta, non che sia una firma "blindata". La firma semplice non è la firma avanzata o qualificata, e nessuno strumento serio ti verifica l'identità di chi firma o ti mette una marca temporale certificata. Su cos'è e cosa non è la firma elettronica semplice, qui c'è la spiegazione completa.

Per una liberatoria immagini questo livello va benissimo: non è un atto per cui la legge chiede di più. Serve solo che il documento sia raccolto in modo ordinato e conservato con la sua data.

In pratica: prima di iniziare il percorso fai aprire al cliente una pagina del tuo sito, con il tuo nome, e gli fai firmare la liberatoria dal telefono in sala. Tu ricevi il PDF con la data e i canali che ha autorizzato, e la copia arriva anche a lui. Il giorno che ti chiede di togliere un video, sai già cosa aveva accettato e da quando. Puoi provare il modulo così com'è dalla pagina del modulo gratuito; la versione con il tuo nome, i tuoi documenti e la copia automatica parte da 297 euro una volta sola, senza canone.

Se oltre alle immagini raccogli anche i dati e i consensi del cliente all'inizio del percorso, il ragionamento su informativa e consensi separati è lo stesso: come gestire consensi e documenti da far firmare online.